Gebruiksvoorwaarden en risico's voor coaches

Versie 1.6-concept

Waarom dit scherm

Als coach werk je met gegevens van cliënten. Dat zijn vaak gevoelige gegevens. Lees hieronder wat er van je verwacht wordt en welke risico's er zijn. Je gaat akkoord namens jezelf; je organisatie blijft verantwoordelijk voor de gegevens.

Wat je afspreekt

• Je houdt alles wat je over cliënten ziet of vastlegt geheim. Dat blijft ook gelden na afloop van je werk.
• Je gebruikt Reflowly alleen voor je werk en alleen voor cliënten van wie je coach bent.
• Je logt alleen in met je eigen account en deelt je wachtwoord met niemand.
• Je maakt geen schermafbeeldingen, foto's, kopieën of exports van cliëntgegevens naar privé-apps, privé-mail of privé-opslag.
• Je vult alleen in wat nodig is. Je zet geen onnodige gevoelige gegevens in vrije tekstvelden.
• Je gebruikt de app alleen op een telefoon met schermvergrendeling (pincode, patroon of vingerafdruk) en met het besturingssysteem up-to-date.
• Je logt uit op een gedeeld of geleend toestel en laat de app nooit open liggen bij een cliënt of derde.

Risico's om te kennen

• Een verloren of gestolen telefoon kan cliëntgegevens in handen van anderen brengen.
• Gegevens delen met de verkeerde persoon (verkeerde cliënt, verkeerde ontvanger) is een datalek.
• Onbeveiligd wifi, meekijkende personen en nepberichten (phishing) kunnen je inlog onderscheppen.
• Een datalek kan voor cliënten ernstige gevolgen hebben en voor jou en je organisatie boetes of aansprakelijkheid.

Bewaartermijn

Werk je als zelfstandige coach in je eigen Reflowly-omgeving, dan ben je zelf verantwoordelijk voor de gegevens van je cliënten en dus ook voor hoe lang je ze bewaart. Je kiest de bewaartermijn zelf in Reflowly (standaard 1 jaar); een langere termijn kies je alleen als je die kunt verantwoorden. Werk je voor een organisatie, dan bepaalt de organisatie de bewaartermijn. Eist een opdrachtgever een kortere termijn, dan geldt die.

Wat je doet als er iets misgaat

• Telefoon kwijt, wachtwoord gelekt, of per ongeluk gegevens naar de verkeerde gestuurd? Meld het **direct** bij de administratie van je organisatie. Wacht niet tot het einde van de dag.
• Vermoed je misbruik van je account? Wijzig je wachtwoord en meld het ook.

Wat wij vastleggen

Wanneer je akkoord gaat, leggen we vast: je account, welke versie van deze tekst je accepteerde, het tijdstip, je IP-adres, en dat je de tekst hebt geopend en doorgelezen. Dat is nodig om te kunnen aantonen dat iedereen is geïnformeerd. Verandert de tekst, dan vragen we je opnieuw om akkoord.