Versie 1.7-concept
Reflowly (hierna: de dienst) is een applicatie van Trajectr. Trajectr is een handelsnaam van BWNS, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 95861467, gevestigd aan de Francois Haverschmidtwei 2, 8914 BC Leeuwarden. Met Reflowly wordt in deze voorwaarden verder de leverancier van de dienst bedoeld (Trajectr, handelend onder de naam Reflowly). Deze voorwaarden gelden voor het gebruik van de dienst door uw organisatie (hierna: de klant), op basis van uw aanmelding of de overeenkomst die u met Reflowly sloot. Door te accepteren verklaart de beheerder bevoegd te zijn om namens de klant akkoord te gaan.
Reflowly levert toegang tot de webapp en de Reflowly-app voor urenregistratie, cliëntgegevens, agenda, inbox en gerelateerde onderdelen, zoals omschreven in de offerte. Reflowly mag de dienst verbeteren en aanpassen. Ingrijpende wijzigingen kondigt Reflowly vooraf aan.
De prijzen staan in de offerte of prijslijst. Reflowly kent twee vormen:
Voor de opslagcapaciteit tellen alle actieve cliënten van de coach op de eerste dag van de maand (de peildatum); gearchiveerde cliënten tellen niet mee. Dat aantal bepaalt de toeslag voor die hele maand. Valt het aantal bij een volgende peildatum weer onder de grens, dan vervalt de toeslag vanaf die maand.
Alle bedragen zijn exclusief btw. Reflowly factureert maandelijks vooraf, op basis van het aantal coaches en de opslagcapaciteit op de peildatum van die maand. De klant kan ook kiezen voor jaarlijks vooruit betalen: dan betaalt de klant voor het vaste deel (het basisbedrag, extra coaches en modules) 10 maanden voor 12 maanden, en blijft de opslagtoeslag per maand worden gefactureerd. De betalingstermijn is 14 dagen. Bij te late betaling mag Reflowly de toegang opschorten na een schriftelijke herinnering. Prijzen mogen jaarlijks worden geïndexeerd; wijzigingen worden minstens 2 maanden vooraf aangekondigd.
De overeenkomst loopt voor onbepaalde tijd en kan maandelijks worden opgezegd met een opzegtermijn van 1 maand, schriftelijk of per e-mail. Bij een jaarabonnement loopt de overeenkomst tot het einde van de betaalde periode van 12 maanden; opzeggen kan tegen het einde van die periode en een vooruitbetaald bedrag wordt niet gedeeltelijk terugbetaald. Na afloop heeft de klant 30 dagen om gegevens te exporteren. Daarna worden de gegevens verwijderd, behalve wat Reflowly wettelijk moet bewaren (zie de verwerkersovereenkomst).
Reflowly spant zich in om de dienst beschikbaar te houden, maar garandeert geen ononderbroken werking. Gepland onderhoud wordt zoveel mogelijk buiten kantooruren uitgevoerd. De dienst wordt geleverd op basis van een inspanningsverplichting.
Reflowly is alleen aansprakelijk voor directe schade die het gevolg is van een toerekenbare tekortkoming, tot maximaal het bedrag dat de klant in de 12 maanden voor de schade aan Reflowly betaalde. Reflowly is niet aansprakelijk voor indirecte schade, zoals gederfde winst of verlies van gegevens door handelen van de klant of diens medewerkers. Niets in deze voorwaarden beperkt aansprakelijkheid voor opzet of bewuste roekeloosheid, of waar de wet dat niet toestaat.
De software, huisstijl en documentatie blijven eigendom van Reflowly. De klant behoudt alle rechten op de eigen gegevens.
Beide partijen houden vertrouwelijke informatie van de ander geheim en gebruiken die alleen voor de uitvoering van de overeenkomst.
De klant is verwerkingsverantwoordelijke en Reflowly is verwerker. De afspraken daarover staan in de verwerkersovereenkomst hieronder, die onderdeel is van deze voorwaarden.
Op deze voorwaarden is Nederlands recht van toepassing. Geschillen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter van de Rechtbank Noord-Nederland.
De klant is verwerkingsverantwoordelijke; Reflowly is verwerker. Reflowly verwerkt persoonsgegevens uitsluitend in opdracht van de klant, om de dienst te leveren, en alleen volgens diens schriftelijke instructies (waaronder het gebruik van de dienst zelf).
De klant geeft algemene toestemming voor het inschakelen van subverwerkers. Op dit moment: Vercel (hosting), Neon (databaseopslag, Frankfurt, EU), Expo en Google/Firebase (alleen pushmeldingen: een pushtoken en een neutrale tekst, geen inhoud), Resend (e-mailverzending), Sentry (foutmeldingen, zonder persoonsgegevens) en GitHub (opslag van de dagelijkse back-up, alleen als versleuteld bestand). Reflowly sluit met elke subverwerker afspraken die gelijkwaardig zijn aan deze overeenkomst en informeert de klant vooraf over wijzigingen; de klant kan dan bezwaar maken.
Gegevens worden opgeslagen in de EU. Als een subverwerker gegevens buiten de EER verwerkt, gebeurt dat alleen met een passend waarborg, zoals standaardcontractbepalingen.
Reflowly stelt de klant op verzoek de informatie ter beschikking die nodig is om naleving aan te tonen, en werkt mee aan redelijke audits, op kosten van de klant en met redelijke aankondiging.
Na het einde van de overeenkomst verwijdert Reflowly de gegevens van de klant binnen 30 dagen, nadat de klant ze kon exporteren. Versleutelde back-ups worden uiterlijk na 90 dagen overschreven. Het logboek van accepteren van voorwaarden bewaart Reflowly zolang dat nodig is als bewijs.
Deze overeenkomst loopt zolang Reflowly persoonsgegevens voor de klant verwerkt.